Administrasi Perkantoran

  A.      Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah administrasi dalam pengertian sehari-sehari adakalanya disamakan dengan istilah tata usaha Administrasi artinya kegiatan tulis menulis , mengetik, korespodensi, kearsipan dsb. Sama dengan istilah Belanda yaitu Administrative. Konsep administrasi dalm bahasa Belanda menitik beratkan pada pengertian tata usaha yang kegiatannya berkisar pada bidan penyusun dan pencatat keterangan (informasi) berbeda dengan konsep administrasi dalam bahasa Inggris , istilahnya Administration yang berarti rangkaian penyelenggara an karya dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya .

         Berdasarkan uraian diatas , administrasi terdiri dari 2 pengertian . namun sebelumnya perlu diketahui pula bahwa administrasi berasal dari kata lain (Yunani) yaitu Ad + Ministare , kata Ad berarti ke/kepada , sedangkan Ministrare berarti mengabdi , memenuhi, atau melayani.

         Ahli Administrasi bernama Dimock dan Dimock didalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Negara “ menyebutkan bahwa ad-ministrare artinya to serve (melayani) . Jadi , dapat disimpulkan bahwa Administrasi adalah suatu pengabdian, pemberian bantun (jasa), ataupun pemberian pelayanan yang baik dan sempurna.

         Secara praktis, pengertian Admnistrasi dapat dibedakan menjadi 2 , yaitu Administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas.

1.       Administrasi dalam arti sempit

Dalam praktiknya administrasi dalam arti sempit sambil dari istilah Belanda yaitu “ Administratie “ yang berarti pekerjaan ang berhubungan denga ketata usahaan dan kesekretarisan yang meliputi surat menyurat, dokumentasi kearsipan dsb.

         Dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu .

         Pengertian sempit adalah meliputi enam administrasi yaitu :

·         Menghimpun kegiatan mencari dan mengusahakan segla keterangan untuk dipergunakan apabila diperlukan.

·         Mencatat kegiatan pembukuan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan.

·         Mengolaj kegiatan mengerjakan atau memproses data-data atau keterangan-keterangan dalam maksud menyajikan dalam bentuk yang

·         Mengadakan kegiatan memperbanyak keterangan sesuai jumlah yang diperlukan.

·         Mengirim kegiatan menyampaikan berita/keterangan dari satu pihak ke pihak lainnya dengan berbagai cara dan alat.

·         Menaruh kegiatan atau menyimpan keterangan di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat.

2.       Administrasi dalam arti Luas

              Sebenarnya selain istilah administrasi dalam bahasa Belanda yang artinya sama dengan tata usaha , yakni kegiatan surat menyuran, mengetik, tulis menulis, kearsipan dan kegiatan kantor lainnya, dalam bahasa Belanda juga terdapat istilah bestuur yang mengandung arti lebih luas dibandingkan dengan pengertian tata usaha.

              Adminstrasi dalam arti luas dapat disebut sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih secara rasionalitas untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

              Menurut Prof. Dr.Prajudi.Atmosudirjo ,SH , dalam pengertian luas , administrasi mencakup tiga pengertian sebagai berikut :

a.)    Administrasi sebagai proses

Meliputi keseluruahan kegiatan-kegiatan pemikiran , pengatur dimulai dari penentuan tujuan sampai pelaksanaan kerja sehingga tujuan tersebut dapat dicapai sebagaimana yang diharapkan semula.

b.)    Administrasi sebagai fungsional ( kegiatan usaha)

Dalam kegiatan usaha untuk mencapai tujuan, terdapat berbagai macam fungsi atau tugas kerja agar kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik dan sempurna, sehingga tujuan dapat dicapai dengan memuaskan.

c.)     Administrasi sebagai Institusional (lembaga)

Administrasi sebagai instusional yaitu yang trdiri ats keseluruhan orang-orag baik secara perorangan maupun secara bersama-sama yang menjalankan kegiatan-kegiatan untuk menghasilkan karya sesua dengan tujuan yang telah ditentukn semula.

B.      Batasan Administrasi

                Batasan merupakan suatu pedoman untuk membantu memberikan penjelasan yang mencakup selutuk aspek dari ilmu pengetahuan yang akan dibicarakan.

                Sebagai bahan perbandingan dalam mempelajari ilmu administrasi, berikut ini diberikan beberapa pendapat para ahli tentang batasan administrasi :

1.       Luther Guillick dalam bukunya yang berjudul “ Paper on the Science of Adminnistration “ mengemukakan bahwa administrasi adalah bertalian dengan pelaksanaan kerja dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.       William H.Newman memberikan definisi, administrasi adlah pembimbingan kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha sekelompok orang ke arah pencapian tujuan bersama.

3.       John M.Fiffer mengemukakan bahwa administrasi dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian dan pengarahan sumber manusiatenaga kerja dan meteri untuk mancapai tujuan yang dikehendaki.

4.       Leornard D.White menyatakan bahwa administrasi adalah salah satu proses yang terdapat secara umum bagi segala usaha keompok orang-orang atau manusia, usaha negara ataupun swasta , sipil atau militer , usaha secara besar-besaran ataupun kecil-kecilan

5.       Herbert A.Simon , dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk tujuan bersama.

6.       Dr. Sondang . P.Siagan, MPA, Administrasi adalah keseluruhan kegiatan proses kerjasama antara dua orang atu lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentun untuk mencapi tujuanyang telah ditentukan sebelumnya

7.       Prof. Dr.Prajudi Atmosudirjo. SH, administrasi adalah proses dan tata usaha yang terdapat pada setiap swasta, sipil, atau militer, usaha besar atau kecil.1`

8.       Drs. The Liang Gie, administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam seetiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

9.       Drs. Soekarno k , administrasi ialah proses penyelenggara kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

10.   J. Woyong , dalam bukunya administrasi negeri mengatakan bahwa administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha agar tujuannya tercapai.

         Batasan-batasan dari pengertian Adminitrasi yang dikemukakan oleh para ahli diatas secara sepintas tampak berbeda, namun pada prinsipnya mempunya maksud dan tujuan yang sama dan sepaham.

         Jadi , pengertian Adminitrasi adalah proses penyelenggara dalam usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.